Как сократить расходы на печать и бумагу в офисе?

Избегайте частого использования цветной печати

Ежедневно в офисах скапливается большое количество нежелательной бумаги, которая, в конечном счёте, отправляется в мусорный бак. Однако вместо того, чтобы выбрасывать бесполезную бумагу, её можно использовать многими способами.

Например, для упаковки грузов, для печати черновых документов и многое другое, для чего нет необходимости использовать новую бумагу.

Цветные принтеры более популярны по сравнению со старыми чёрно-белыми. Однако следует избегать цветной печати, поскольку она использует больше чернил по сравнению с чёрно-белой. Все эти документы или страницы, которые не нужно представлять кому-то и будут использоваться для личных целей, можно напечатать чёрно-белыми.Инвестировать в переработанную бумагу

Лучший способ сэкономить много денег при покупке бумаги — это покупать ту бумагу, которая переработана. Если вы уже активно участвуете в процессе переработки, тогда не будет никакого вреда в использовании переработанной бумаги.

Это не так сложно, как кажется!

Экономия бумаги — вот отличный пример того, как можно внести
свой вклад в решение мировых экологических проблем. Провозвестники «цифровой
революции» обещали нам освобождение от «бумажных оков», однако до сих пор тонны
бумаг копятся в офисах по всему миру. Общемировое потребление бумаги не растет,
однако остается очень и очень высоким.

уменьшение площади лесов,
климатические изменения, исчезновение природной среды обитания животных,
загрязнение воздуха и воды токсичными химикатами, например ртутью и диоксинами,
выделение метана при гниении бумажных отходов на свалках и прочее». Сознательное
сокращение потребления бумаги поможет сохранить леса, снизить потребление
водных ресурсов и энергии, а также очистить нашу планету от опасных
загрязнителей.

«Безбумажные» бизнес-процессы — это возможность сэкономить,
ускорить ведение бизнеса и обеспечить соответствие нормативным требованиям.
Иными словами, сокращение использования бумаги — это как одно из тех мудрых
бизнес-решений, которых мир ждет от бизнеса сегодня.

Задача

Бумага всегда играла важную роль в нашей повседневной жизни.
Неудивительно, что и бизнес до последнего времени не мог обойтись без нее.
Архивные записи, картотеки, юридическая и нормативная документация, — все эти
документы традиционно хранились в бумажном виде. Многие ключевые
бизнес-процессы «запускаются» бумажными документами и приводят к созданию все
новых и новых кип бумаг. Для многих компаний концепция «офиса без бумаги» до
сих пор остается, так сказать, на бумаге.

■ Каждый офисный работник использует в среднем до 10
000 листов бумаги в год (Xerox)

■ 45% документов отправляются в корзину в течение 24
часов после создания (Xerox)

■ Основными потребителями бумаги в расчете на одного
человека являются США и страны

Западной Европы (Environmental Paper Network)

Как сократить расходы на печать и бумагу в офисе?

■ Наибольший рост потребления бумаги наблюдается в
Китае; в других регионах мира

потребление бумаги немного снижается (State of the Paper
Industry, 2011 г.)

■ В 62% организаций потребление бумаги остается на
прежнем уровне или растет (AHM

Document Scanning {amp}amp; Capture, 2011 г.)

Для того чтобы лучше осознать значение отказа от бумажных
носителей, необходимо

понять уровень расходов на бумагу в компаниях.

■  В среднем один документ копируется 19 раз, включая
фотокопии и распечатки (AIIM /

Coopers {amp}amp; Lybrand)

Постоянство в переработке

Все сотрудники, работающие в офисе, должны быть ознакомлены с преимуществами утилизации. Лучше всего это сделать, поставив контейнер для сбора бумаги или коробку, где все сотрудники могут хранить нежелательную бумагу. Это поможет хранить бумагу в одном фиксированном месте, чтобы её можно было легко отправить в центры переработки. Вся макулатура должна быть отправлена ​​в центры переработки не реже одного раза в месяц, чтобы она не накапливалась в больших количествах.

Решение

Хотя полный переход к безбумажному документообороту для
многих компаний может быть недостижимой целью, любая организация может сделать
два простых шага в этом направлении. Во-первых, избегайте печатать информацию,
которая изначально создана в цифровом виде, в том числе содержимое веб-страниц,
электронные письма и документы.

По данным Cap Venture, «80% информации по-прежнему находится
на бумаге, хотя 80% документов, с которыми мы работаем, уже есть на
компьютерах».

Второй шаг — сокращение объемов бумаги, используемой в
электронных процессах. Document Imaging, ключевой компонент Enterprise Content
Management (ECM), преобразует бумажные документы в цифровые, обеспечивая
хранение, управление и распространение только одной копии без печати,
копирования и физической доставки получателю.

Технологии сканирования в изображение и сканирования в
процесс помогают поддержать бизнес-операции, требующие надежного
документирования. Они предлагают массу преимуществ с точки зрения защиты
окружающей среды и экономичности. Эти меры — уменьшение объемов избыточной
печати и экономия бумаги в рамках бизнес-процессов — способны помочь компаниям
в конкурентной борьбе.

Выгода

Уменьшение потребности в бумаге может принести пользу и
бизнесу, и окружающей среде. Организации получают серьезные экономические
преимущества благодаря снижению затрат, росту производительности, оптимизации
бизнес-процессов, повышению эффективности совместной работы и коммуникаций.
Более доступный и безопасный контент, уменьшение необходимости в хранении
бумаг, сокращение расходов на курьерские услуги, соответствие нормативным
требованиям и высокий моральный дух сотрудников, — вот далеко не полный
перечень преимуществ, которые может дать простой отказ от бумаги.

■ Расходы на печать — оборудование, техническая
поддержка и расходные материалы

(приблизительно 14€ на 1000 листов)

■ Расходы на фотокопирование — оборудование,
техническая поддержка, расходные материалы и время сотрудников

■ Расходы на факсимильную связь — оборудование,
техническая поддержка, расходные материалы, телефонная линия и время сотрудников

■ Распространение — конверты, почтовые и курьерские
услуги (примечание: решения Document Imaging зачастую окупают себя сами
благодаря сокращению затрат на курьерскую службу, а также помогают сократить
выбросы углекислого газа при транспортировке)

■ Хранение

• В офисе — офисное пространство, электроэнергия для
освещения и контроля температуры, шкафы, ящики для хранения и расходные
материалы

• Вне офиса — офисное пространство, электроэнергия,
расходные материалы и транспортировка в офис и из него

■ Утилизация — измельчение бумаги и ее вывоз

Онлайн документы

Нет смысла печатать документы, которые в основном используются в информационных целях. Лучший способ сделать это — попросить сотрудников прочитать эти документы в интернете и не печатать их. Создайте копии в формате PDF для того же самого, что приведёт к экономии большого количества бумаги, которая была бы использована при печати документов.

Сотрудники также должны попытаться сохранить свои документы на компьютере, чтобы их можно было просматривать в любое время, и без необходимости печатать.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Zeleno-Mama.ru
Adblock
detector