Можно ли научиться управлять своим временем и как это сделать: основы тайм-менеджмента

Основы

Пытаясь внедрить программу тайм-менеджмента в коллектив работников, важно понимать, что система понятная и доступна не для каждого, соответственно, воспринята и усвоена будет не всеми. Если человек живет бесцельно, ни к чему не стремится, а время его тяготит – он и тайм-менеджмент – две противоположные вещи. Продуктивности ради следует определиться с целями, которые преследует человек, постигающий данную науку. 4 кита тайм-менеджмента:

  • оптимизация времени;
  • планирование дня;
  • учет времени;
  • организация мотивации.

Разобравшись в принципах действия каждого из них, можно будет не только работать с максимальной эффективностью, но и сохранять здравие, бодрость и светлый разум.

Преимущества управления временем

Тайм-менеджмент представляет собой совокупность действий, направленных на упорядочение временных затрат на решение различных задач. Простыми словами, под этим понятием скрывается распределение, учет и оперативное планирование данного ресурса. Существует несколько основных принципов управления временем:

  • планирование и фиксирование плана действий;
  • расстановка приоритетов;
  • фокусировка на главном;
  • анализ опыта.

Планирование – это фундамент, на котором строится вся технология тайм-менеджмента. Данный принцип позволяет быстрее добиваться решения поставленных задач и освободить время на восстановление сил и отдых.

Важным моментом является фиксирование плана действий. Это можно делать двумя способами:

  • в электронном виде (на компьютере или мобильном гаджете);
  • на бумаге (в органайзере или блокноте).

При этом не нужно строить планы «в уме». Особенно это актуально для тех, кто только изучает основы тайм-менеджмента. Данный принцип обусловлен тем, что человек, который не записывает свои цели, подсознательно не отвечает за их выполнение.

Наиболее эффективный инструмент для планирования – это диаграмма Ганта. Она представляет собой графический способ отображения порядка достижения целей и продолжительность этого процесса. Диаграмма состоит из полос, каждая из которых отвечает за выполнение отдельной задачи.  Конечные точки – начало и завершение работы над проектом.

Еще один важный принцип тайм-менеджмента – расстановка приоритетов. Данный процесс подразумевает сортировку задач в порядке убывания уровня их важности. Чтобы расставить приоритеты, обычно используется 3 методики:

  • квадранты Кови;
  • матрица Эйзенхауэра;
  • принцип мишени.

Квадранты Кови предусматривают деление всех задач на 4 части:

  • важные и срочные;
  • важные, но несрочные;
  • срочные, но неважные;
  • несрочные и неважные.

Успешные люди, использующие методы Кови, предпочитают сначала уделять свое внимание второму квадранту. Выполняя важные, но несрочные цели, они экономят время при выполнении других задач.

Самым распространенным вариантом считается принцип Эйзенхауэра. Он предусматривает создание некой анкеты, состоящей из ряда вопросов, позволяющих определить срочность и важность той или иной задачи. Используя этот принцип, можно классифицировать все цели и построить иерархию дел.

Данная методика предусматривает использование матрицы Эйзенхауэра, которая похожа на квадранты Кови. В соответствии с принципами ее построения дела также делятся на срочные и несрочные, важные и неважные.

К популярным способам расстановки приоритетов также стоит отнести «принцип мишени». В этом случае человек сначала пытается выполнить те задачи, которые первыми попали в его поле зрения. Он не разделяет свои цели на важные и неважные, поэтому, используя этот принцип, не стоит рассчитывать на продуктивные результаты своей деятельности.

Рассматривая принципы эффективного тайм-менеджмента, также стоит вспомнить о фокусировке на главном. Другими словами, успешный человек не должен распыляться на выполнение второстепенных задач.

Данный принцип особенно важен для мам и женщин, которым обычно необходимо выполнить огромное количество дел. Опыт подобного «семейного» тайм-менеджмента говорит о том, что фокус на главном дисциплинирует. Многие мамы, использующие данный принцип, утверждают, что сделав все самое важное утром, они освобождают обеденное и вечернее время.

Анализ опыта

Чтобы никогда не задаваться вопросом, как все успевать, успешные люди рекомендуют анализировать время, потраченное на выполнение той или иной работы. Желательно проследить свой опыт хотя бы на протяжении одной недели.

Классифицировать расход времени можно по-разному. Одни группируют дела по важности, другие разделяют их на технические и творческие, третьи – на отдых, работу и т.д. В ходе анализа следует подсчитывать не только время, но и объем сил, потраченных на выполнение цели.

Проанализировав свои действия, можно найти «слабые места», которые в дальнейшем позволят существенно увеличить продуктивность и сэкономить такой ценный ресурс как время.

Фото 1

Большинство людей привыкло измерять время часами, минутами и секундами. Однако основные принципы тайм-менеджмента учат нас измерять жизнь событиями. В соответствии с этим утверждением основным жизненным принципом человека, использующего технику тайм-менеджмента, является расстановка приоритетов. Кроме того, искусство управления временем учит:

  • правильно расставлять цели;
  • анализировать произошедшие события;
  • планировать свои действия;
  • сохранять порядок в делах;
  • постоянно искать мотивацию.

Как говорил известный американский политический деятель Бенджамен Франклин – «время – деньги», однако сегодня наше время значительно дороже денег. Оно обладает более высокой ценностью, так как, в отличие от денег, не может быть накоплено и восстановленно. Человек, владеющий навыками тайм-менеджмента, как показывает практика, успешен во всех сферах деятельности.

  1. Во-первых, он добивается намеченных целей гораздо чаще и быстрее других,
  2. Во-вторых, в течении короткого промежутка времени есть возможность выполнить множество разных задач и стремительно увеличить свой капитал;
  3. В-третьих, исчезает стресс, чувство перманентной усталости, психологические и физиологические болезни, человек позитивно смотрит на мир;
  4. В-четвертых, владея собственным временем остается больше возможностей для отдыха, встреч с друзьями, хобби.

Взгляните на богатых и успешных людей. Они владеют большим бизнесом, руководят огромным количеством людей и находят время для отдыха и семьи. «Как все успевают успешные люди?» спросите вы. Да все потому, что они знают и владеют основами тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент – это умение рационально распределять свои временные ресурсы. В переводе с английского означает «управление временем». Конечно, люди не волшебники и не умеют возвращать время вспять, или останавливать его. Но мы можем научиться грамотно распределять каждую минуту, чтобы успевать выполнять все поставленные задачи.Девизом успешных тайм-менеджеров можно считать выражение «Успевай больше, работая меньше».

Если вы всерьез решили изменить свою жизнь и хотите больше узнать о тайм-менеджменте, тогда вам будет полезно прочитать следующие книги. Они являются трудами известных специалистов в этой области и пользуются большой популярностью:

  1. «Хозяин времени», автор Евгений Попов.
  2. «Экстремальный тайм-менеджмент», авторы Николай Мрочковский и Алексей Толкачев.
  3. «Как привести дела в порядок или Искусство продуктивности без стресса», автор Дэвид Ален.
  4. «Тайм «Драйв», автор Глеб Архангельский.
  5. «Результативный тайм-менеджмент», «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку», «Управляйте своим Временем», автор Брайан Трейси.
  6. «Время — деньги», автор Мэтью Эдлунг.
  7. «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью», автор Джулия Моргенстерн.
  8. «Интегрированный тайм-менеджмент», автор Стив Прентис.
  9. «Как успевать жить и работать», авторы Дон Аслетт и Кэрол Картаино.
  10. «Ваше время – в Ваших руках», автор, Лотар Зайверт.
  11. «Жесткий тайм-менеджмент», автор Дэн Кеннеди.
  12. «Искусство успевать», автор Алан Лакейн.
  13. «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове», автор Реджина Лидс.
  14. «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности», автор Кэрри Глисон.

Планирование времени включает как корпоративный тайм-менеджмент, так и менеджмент личного времени. Из первейших правил личной области – не работать в свободное время, стараться доделать все рабочие дела в отведенное для этого время, минимизировать временные затраты на быт, спланировать свободное время так, чтобы в нем присутствовали как культурно-эмоциональные мероприятия (концерты, выставки, театры), так и физические (спорт, активные виды отдыха).

Основы тайм-менеджмента базируются на управлении наиболее ценным и не возобновляемым ресурсом – временем. Данная стратегия жизни включает в себя теоретические аспекты, определенные философские взгляды, а также ряд определяющих принципов и практических методов по структурированию своего временного пространства.

Современное название этого направления саморазвития не отражает его недавнего появления. Еще в античные времена людей интересовал вопрос наиболее оптимальной организации собственного бытия. Философы того времени, стремящиеся к большей собственной эффективности, говорили о влиянии планирования деятельности на ее продуктивность и делали упор на выполнении действий в зависимости от их важности.

Сейчас выделяют два основных направления: корпоративный тайм-менеджмент и личный тайм-менеджмент. Корпоративный актуален в больших компаниях, для руководителей, планирующих график работы всего предприятия, каждого отдела и задачи конкретного человека. В этих целях менеджер ранжирует степень значимости текущих заданий и определяет сроки выполнения, а так же какое количество заданий стоит выдавать сотруднику, осуществляет контроль выполнения.

Для корпоративного тайм-менеджмента — управления временем характерным является мониторинг временных затрат для дальнейшего планирования графика. Также актуальным является постановка сразу нескольких задач на день, это препятствует застою деятельности, если одну из задач невозможно выполнить в данный временной отрезок по техническим причинам.

Личный тайм-менеджмент касается отдельного человека и может затрагивать как его профессиональную область, так и сферы личного времени, развития, отношений. Личный тайм-менеджмент актуален, когда в вашей голове все чаще крутится паническая мысль «не успеваю». Если вы еще не нуждаетесь в помощи серьезных специалистов, но чувствуете, что силы на исходе, вы замотались, постоянно работаете, а просвета не видно, значит, пора уделить внимание вашему взаимодействию со временем.

Наладить его использование поможет тайм-менеджмент, но прежде чем выполнять практические рекомендации, возьмите паузу и определите к чему вы внутренне стремитесь, каковы ваши истинные цели. При недостатке мотивации и следовании чужим целям грамотное планирование, конечно, улучшит ситуацию, но глаза не загорятся и вдохновенная мотивация у вас не появится. Основной залог успеха и быстрого преодоления поставленных целей – это удовольствие, получаемое от процесса их выполнения и завершения.

Матрица Дуайта Эйзенхауэра

Кому будет полезен тайм-менеджмент

Люди имеют разные потребности и разные обязанности. Не стоит думать, что проблема отсутствия свободного времени это проблема только руководителей и состоятельных людей. На самом деле учиться делать максимальное количество дел в определенный промежуток времени начинают с детства.

Можно ли научиться управлять своим временем и как это сделать: основы тайм-менеджмента

Давайте вспомним хотя бы распорядок дня ребенка. Наверняка у многих дома висел плакат «Расписание уроков и распорядок дня». Благодаря ему дети соблюдают режим дня и дисциплинируются.

Если вы задаетесь вопросами: «Как работать и успевать все делать по дому женщине с ребенком», «Как научиться быстрее все успевать и не уставать», значит данные вопросы для вас актуальны, особенно если вы молодая мама. Некоторые представительницы прекрасного пола успевают следить за тремя детьми, ухаживают за собой и мужем, а некоторые не могут справиться даже с одним ребенком.

Поэтому не стоит думать, что тайм-менеджмент – это бесполезная наука, которая в жизни вряд ли вам пригодится. На самом деле, если вы научитесь контролировать свое время, вы обретете счастье и гармонию во всех сферах жизнедеятельности.

Принципы тайм-менеджмента или как все успевать

Искусство управления своим временем – это довольно сложная наука, на изучение которой может уйти не один год. Но мы постарались выделить основные принципы тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовывать день каждого человека.

Каждый день перед сном старайтесь выделить несколько минут для того, чтобы в письменной форме составить план на следующий день. Сделать это можно на листке бумаги или на демонстрационной доске. Пропишите каждую минуту своего времени, не забывая об отдыхе и форс-мажорных обстоятельствах. Не забывайте достаточно времени уделять именно этим пунктам, ведь никто не застрахован от непредвиденных трудностей.

Свой план носите всегда с собой (если он записан в блокнот или ежедневник), периодически в него посматривайте и проверяйте, укладываетесь ли вы в отведенное время. Вычеркивайте или стирайте выполненные пункты. Так вы будете чувствовать самоудовлетворение от выполненной работы.

Можно ли научиться управлять своим временем и как это сделать: основы тайм-менеджмента

У каждого человека есть мечта, которая превращается в определенную цель. Людям, которые ставят перед собой определенные задачи и знают ради чего они работают, легче достичь желаемого.

Например, если вы обычный среднестатистический офисный работник, но ставите перед собой цель быть руководителем, тогда необходимо получить соответствующее образование, хорошо себя зарекомендовать перед начальством и качественно выполнять свою работу. В таком случае у вас есть большие шансы продвинуться по карьерной лестнице.

Немаловажно научиться правильно ставить цели. Для начала подумайте, чего именно вы хотите. Ваша цель должна быть конкретной, достижимой, актуальной, измеримой и ограниченной временными рамками. Не нужно мечтать о том, что живя в глубинке и работая на небольшом заводе, вы через пару лет сможете стать президентом. Ставьте перед собой реальные цели и идите к заветной мечте.

О важности составления планов вы уже знаете, теперь давайте вместе рассмотрим, как грамотно распланировать свои дела.

Поможет нам в этом Диаграмма Ганта. Это, на первый взгляд, тяжелый метод, с которым не каждый справится. Но на самом деле все довольно просто. Работу этого метода рассмотрим на примере.

Вам необходимо построить дом. Вы прописываете все этапы строительства (проектирование, заложение фундамента, наземные, отделочные работы и т. д.) После чего данные заносите в таблицу и указываете сроки и очередность их осуществления. Некоторые мелкие процессы, выполнение которых не влияет на качество работ, можно объединить, тем самым сократив время на их выполнение.

Составление такой диаграммы позволяет наглядно объяснить масштабность выполняемых работ, благодаря чему работники включаются в процесс быстрее.

Можно ли научиться управлять своим временем и как это сделать: основы тайм-менеджмента

Для достижения поставленной цели каждому человеку приходится выполнять ряд задач разной степени тяжести. Поэтому нужно научиться расставлять приоритеты и выделять самые важные процессы.

Для того чтобы правильно распланировать свой день, можно воспользоваться несложным принципом. Он называется способ «АБВГД».Его суть заключается в следующем. Вы составляете план на день начиная с самых важных дел. То есть, под буквой «А» мы подразумеваем выполнение самого важного процесса, под «Б» — менее важного, «В» — не очень важное и т. д.

Выполнение самых сложных и важных задач необходимо запланировать наутро, или самый продуктивный для вас период. Дело в том, что если самую тяжелую задачу сразу не выполнить и постоянно откладывать ее решение на потом, то чувство невыполненного долга будет эмоционально на вас давить. Известный специалист в области активного тайм-менеджмента Б.

Его суть заключается в следующем. Вы выполняете самые тяжелые и трудоемкие задачи («лягушки») в первую очередь. Это необходимо для того, чтобы вы успели сделать все запланированные дела, а ваш эмоциональный фон, на протяжении всего дня, оставался в норме.

Логическим продолжением метода с лягушкой является принцип или закон Парето. Он гласит что, 20% всех приложенных нами усилий дают результат в 80%, а оставшиеся 80% усилий результативны только на 20%.

Именно поэтому основной задачей каждого является выявить наиболее эффективные 20% и сконцентрироваться на их выполнении.Есть еще один метод, который помогает расставить все приоритеты. Называется он «Матрица Эйзенхауэра». Известный успешный политический деятель славился своей практичностью. Он разделяет все свои дела на 4 категории:

  • Срочные и важные. Эти дела необходимо выполнять в первую очередь. Из-за своей важности их не стоит поручать другим. Если вы будете затягивать с выполнением таких задач, это может быть чревато негативными последствиями в будущем;
  • Важные, но не срочные. Обратите внимание именно на этот пункт. Именно с этой категорий задач можно выполнять планирование. Но не стоит откладывать их выполнение надолго, т. к. эти дела могут перейти в пункт срочные и важные;
  • Срочные, но не очень важные. Такие дела в основном забирают много времени, поэтому именно их можно делегировать, т. е. перепоручить кому-то;
  • Неважные и несрочные. Их лучше вообще вычеркнуть из списка, чтобы не тратить свое время.
    Попробуйте и вы использовать эти методы, и уже через несколько дней поймете, насколько они действенны.

У каждого человека есть огромное количество дел, которые нужно сделать в течение дня. Некоторые из них могут занять у вас несколько минут, а некоторые требуют нескольких часов. Постарайтесь за все трудные и важные дела браться самостоятельно, а менее важные поручать другим людям.

Например, если в семье никто, кроме мамы, не умеет готовить борщ, а помимо обеда необходимо еще вытереть пыль и сложить игрушки, то рационально будет поручить уборку детям или папе, в то время когда мама будет готовить обед. При таком раскладе все накормлены, а квартира убрана.

Или другой пример, если вы ежедневно зарабатываете несколько тысяч рублей в день и у вас потек кран, то легче поручить ремонтные работы сантехнику и заплатить ему пару сотен, в то время как вы за это время заработаете в несколько раз больше.Освойте принципы делегирования, т. е. не бойтесь перекладывать на других часть своих обязанностей.

Можно ли научиться управлять своим временем и как это сделать: основы тайм-менеджмента

Периодически оглядывайтесь назад и старайтесь анализировать прожитый период. Обращайте внимание на то, насколько рационально вы тратили время, как быстро достигли поставленной цели, какие трудности при этом встречались на вашем пути и т. д.Регулярно анализируйте свою жизнь и отмечайте то, с какой скоростью она движется, полностью ли вы довольны своими действиями.

Планируйте свой отдых как одну из главных задач. Именно от того, насколько хорошо вы восстановили свои силы, зависит качество и быстрота выполняемой работы. Не пренебрегайте сном. Сон взрослого человека должен составлять не менее 8 часов в сутки. Иначе депрессия и упадок сил вам гарантированы, а это главные враги продуктивной работы.

Не забывайте общаться с друзьями и близкими. Не забрасывайте свои хобби и увлечения. Приятное времяпровождение способствует расслаблению человека и делает его жизнь более яркой.

Стремление успеть все чревато неврозами, депрессиями и нервными срывами, так как ни один человек не способен успеть именно все. Это как желание нравится всем — вполне понятное, но реально не осуществимое. Требуется взглянуть на ситуацию объективно, оценив свои возможности, потребности, способности и поставленные задачи.

Как все успеть? Тайм-менеджмент может помочь в этом. Для начала стоит снять с себя большую часть несоответствующей реальности ответственности и отказаться от решения некоторых вопросов. Важным моментом является не отложить на неопределенное время, а именно отказаться (в первом варианте на вас все время будет морально давить невыполненная задача, во втором вы получаете свободу и время).

Оставшиеся дела просмотрите на возможность делегирования. Ведь не все действия обязательно выполнять самому. Авторский проект, поход к доктору, проведение презентации – за вами, но вот оплатить счет за квартиру можно попросить друга, идущего в ту сторону, заказ канцелярии пусть оформит коллега, проводящая все время в интернете, а доставку подарка закажите курьеру.

Себе также оставляйте те вопросы, которые вы можете делегировать, но если выполните их сами, это разовьете какие-то собственные важные навыки. Данная форма потратит ваше время сейчас, но позволит экономить его в дальнейшем, а возможно не только время, но и материальные ресурсы (ведь если вы научитесь сами менять колесо – то в дальнейшем будете экономить на услугах эвакуатора и автосервиса, а также с пользой потратите время, потраченное на их ожидание).

Отбросив ненужное, остается вполне конкретный список дел, которые непосредственно могут повлиять на вашу жизнь и находятся в области вашей ответственности. Выполнить все поручения руководителя, успеть заняться собственными идеями при этом еще и отдохнуть. Все это можно успеть, если следовать правилам тайм менеджмента, которые начинаются с составления собственного графика.

История тайм-менеджмента

Люди с древних времен пытались максимально эффективно распределять свои трудовые ресурсы, поэтому еще в Древнем Риме философ Сенека начал распределять потраченное время, на то, которое он провел с пользой и бесполезное. Если известный мыслитель делал что-то полезное, то такое время считалось хорошим, бесполезное – плохим.

Позже Сенека начал записывать, что и когда он делал. После этого проводил анализ потраченного времени и оценивал его эффективность. Можно сказать, что он занимался построением системы эффективного тайм менеджмента.В ΧV веке известный итальянский ученый Альберти утверждал, что люди, которые умеют с пользой управлять своим временем, всегда будут успешными.

Уже в ΧΧ веке был создан институт труда, где работало немало известных личностей. Например, биолог Любящев А.А. изобрел метод хронометража. Его успешно и сейчас применяют на большом количестве предприятий, анализируя рабочее время каждого специалиста.

Хронометраж позволяет проанализировать, сколько времени необходимо человеку для выполнения определенной задачи.

Научный подход к процессу организации времени нельзя назвать новым, ведь история его возникновения уходит в далёкое прошлое. Сенека – великий философ и мыслитель, который жил более 2000 лет назад в Древнем Риме предложил ввести политику разделения времени: на то, которое было потрачено с какой-то пользой и совершенно бесполезное.

Сенека решил ежедневно фиксировать в письменном виде, на что конкретно он тратил большую часть своего времени и мыслитель выделил особый термин – заполненности. То есть, это особый период времени, который он потратил с пользой для себя. Его записи легли в основу понятия «личная эффективность», оно актуально по сей день.

Он выделил два правила, которыми стоит руководствоваться:

  1. Ежедневно с самого раннего утра составлять список дел.
  2. Дела расставлять в списке по уменьшению их важности.

Эти принципы так бы и остались теорией, если бы в конце 80-х годов прошлого века тема не стала постепенно переходить от теории к заветной практике. Необходимо научиться управлять временем каждому человеку, начальникам и подчиненным. Люди должны правильно рассчитывать собственными активами, благодаря которым можно смело наслаждаться жизнью во всех её проявлениях.

Однако тут есть одно «но», ведь, по сути, тайм-менеджмент нужен далеко не всем, не правда ли? Многие люди просто стремятся «убить время» и тогда можно смело назвать тайм-менеджмент неактуальной дисциплиной, но лишь для этого человека. Очень важно разобраться в себе и определиться, на самом ли деле вам не хватает времени и куда бы вам очень хотелось деть свободные минутки, дни и недели, когда они появятся.

Основные части тайм-менеджмента:

  • строгий контроль времени;
  • процесс оптимизации временных ресурсов;
  • планирование;
  • мотивация.

Очень важно научиться управлять временем правильно, и это необходимо не только для рабочего процесса, но и для жизни в целом. Люди, которые сумели постигнуть это великое искусство, успешны не только в личной, но и в профессиональной жизни. Благодаря эффективному тайм-менеджменту есть возможность осмыслить каждый свой поступок, рассматривая его с точки зрения целесообразности и в дальнейшем как часть самосовершенствования.

Несрочные неважные

Многие люди попросту не понимают, почему так важно научиться управлять своим временем, что и доставляет им в повседневном быту дополнительных проблем. Важно понять то, что человек, который не научился планировать свое время правильно и все расставлять по полочкам, часто сталкивается со следующими проблемами:

  • никогда и ничего не успевает;
  • не может добиться успеха в карьере и личной жизни;
  • не может нормально зарабатывать и эффективно отдыхать;
  • подставляет не только себя, но и других.

Прожитый зря день можно было потратить на более полезные и интересные вещи. Вместо того, чтобы просто валяться на диване, личность может найти дополнительный источник дохода или заняться саморазвитием. Кто-то жалуется, что из-за работы у него не хватает времени на семью, а соответственно отношения от этого страдают.

Такой же принцип распространяется и на другие дела. Если что-то очень сильно растягивать, без потребности, свободные минуты тратить на то, чтобы просто посмотреть в потолок, то времени никогда не будет хватать и от этого пострадают все сферы жизни, в которых принимает участие конкретная личность.

Фото 3

Мнение эксперта

Виктор Бренц

Психолог и эксперт по саморазвитию

Можно начать планирование личного времени с составления графика действий на день. Проанализировав, сколько времени на конкретные дела требуется, какое время можно выделить для себя и дополнительных дел, расписав все это, можно научиться управлять временным ресурсом.

Такие задачи нужно выполнять незамедлительно. Они являются жизненно важными и непосредственно связаны с вашими жизненными целями. Все упражнения тайм-менеджмента взяты из реальной жизни, срочные дела возникают внепланово и, нередко, не по вашей вине. Например, ребенок, нуждающийся в заботе, ухудшение здоровья, трудности на работе и т.д.

Владение методиками управления задачами и грамотного планирования сведет количество срочных важных дел к минимуму. Если условие не выполняется и неотложные дела наваливаются откуда ни возьмись, стоит еще раз пересмотреть цели на ближайшую перспективу и подтянуть самодисциплину.

Безотказность – основной источник важных срочных дел. Невозможность сказать «нет» делает из нас тех, на которых делегируют свои важные срочные или несрочные задачи другие люди. Причины сложности в отказе бывают разные, но нужно собраться и принять волевое решение. Ссылайтесь на собственные неотложные дела, попросите паузу или укажите временные рамки, подходящие для вас, предложите назначить на выполнение поручения другого сотрудника (помощника, партнера и т.д.).

Задайте неожиданный вопрос зачинщику: что может сделать он? Главное, не упускайте из виду свою цель. Важно понимать, что постоянное пребывание в режиме выполнения срочных и важных дел требует максимальной концентрации и самоотдачи, что уже в ближайшем будущем приведет к ухудшению самочувствия. У нас нет времени на остановку, переосмысление происходящего, оценку результата, в конце концов, мы просто перегораем.

Описываемый вариант поведения при тайм-менеджменте — управлении временем, содержит перечень задач, при выполнении которых можно проявлять степенность, рассудительность. У вас есть время обдумать каждый шаг. Это отличная возможность применить полученные теоретические навыки планирования на практике.

Специалисты утверждают, что люди, строящие свой бизнес или карьеру по такому принципу, добиваются выдающихся результатов. Наличие запаса времени позволяет обстоятельно и содержательно подходить к решению вопросов, осуществлять полноценное планирование, давать оценку и характеристику промежуточным результатам, проявлять гибкость.

К данной группе относятся дела, связанные с необходимой рутиной: обучение, забота о собственном здоровье (соблюдение режима дня, питание, профилактика заболеваний и т.д.). Не стоит пренебрегать временем, т.к. важные несрочные дела могут приобрести статус срочных.

По правилам экстремального тайм-менеджмента все они должны быть исключены из повседневной жизни, т.к. отвлекают от выполнения важных срочных и несрочных дел. Распространенные неважные дела: беспричинные встречи, длительные телефонные разговоры, починка/наладка техники. Часто задачи, которые человек ставит перед собой на данном этапе, касаются компетенции и профессионализма других, поэтому целесообразно их делегировать.

Например, поломался холодильник, зачем просиживать часами над инструкцией, просмотрами видеороликов по его починке и предпринимать безуспешные попытки вернуть былую функциональность, когда можно быстро связаться с мастером и доверить работу ему? Тогда появится время на решение реальных насущных задач, требующих вашего внимания.

Основные составляющие тайм-менеджмента

Перед тем как приступить к изучению основных правил тайм-менеджмента, необходимо знать, из каких частей он состоит. То есть что необходимо будет делать, и благодаря чему вы научитесь распределять свое время:

  • Строгий учет всего времени;
  • Оптимизация рабочих временных ресурсов;
  • Ежедневное планирование своего дня;
  • Постоянная мотивация.

Управлять своим временем нужно не только в рабочие часы, но и в период отдыха. Это поможет лучше восстановить свои силы, а также даст возможность чувствовать себя счастливым, самодостаточным и успешным человеком.

Можно смело говорить о том, что существует несколько основных стереотипов, которые касаются управления времени. Кто-то говорит с уверенностью о том, что тайм-менеджмент необходим человеку только для организации рабочего процесса и на территории стран СНГ можно назвать, данную методику совершенно неэффективной из-за особенностей менталитета. Человек чувствует, что его постепенно начинают зажимать в тиски, угнетать и это лишает его воли и свободы.

С одной стороны данное утверждение является вполне обоснованным и рациональным, но в то де время ошибочным с точки зрения своего содержания. Действительно невозможно управлять временем, но можно в значительной степени замедлить его ход, или даже на несколько мгновений остановить. Начать необходимо с себя, и если вы научитесь управлять собой, руководствоваться правильными решениями и действиями, тогда смело можно расставить все приоритеты.

Об этом нам рассказывает тайм-менеджмент, об управлении собственной жизнью. Очень важно подходить разумно и прагматично к действиям и стараться управлять собственным временем, и вы обратите внимание на то, как много остаётся свободных минут или даже часов, которые можно смело потратить на нечто другое. Такой подход к делу позволяет действовать максимально осознанно и обдуманно.

Каждый успешный человек привык строить планы и руководствоваться действиями, которые приводят к максимальной продуктивности. И вроде работают они столько же, сколько обычный человек в офисе, но получается у них как-то больше всего сделать и весьма продуктивно со стороны это выглядит. Секрет кроется в том, что они успевают сделать гораздо больше дел и это сказывается на их жизненных достижениях.

Можно ли научиться управлять своим временем и как это сделать: основы тайм-менеджмента

Человек, который много работает и пренебрегает при этом своим отдыхом, гораздо быстрее устаёт и это прямой путь к возникновению депрессии. Вы должны стремиться снизить объём выполняемой работы и при этом зарабатывать гораздо больше год от года. Как же это можно сделать? Необходимо руководствоваться планом, и стараться отделять важное от второстепенного – вот и весь секрет успеха.

Хронофагами называют многочисленные дела, которые являются совершенно бессмысленными. Их каждый человек выполняет в течение дня и даже не задумывается о том, являются ли они на самом деле целесообразными или же нет? Зачем по несколько раз проверять почту, листать ленту в социальных сетях часами и вести задушевные разговоры с коллегами, ведь всё это действительно лишено какой-либо смысловой нагрузки.

Люди склонны просто откладывать на потом какое-то дело и не возвращаться к нему, пока не нужно будет в срочном порядке уже решать вопрос. В психологии это называется «прокрастинацией». Но стоит только отбросить мелкие дела и признать для себя важность и значение всех многочисленных текущих задач – у вас попросту не будет времени на выполнение хронофагов.

Признайтесь честно себе, наверняка и вы очень боитесь в один прекрасный день превратиться в робота, который выполняет всю работу автоматически. Но ведь даже у таких механизированных устройств есть собственные устойчивые шаблоны поведения, а также сформированные привычки. Если вы научитесь управлять собственным временем, вам удастся создавать свободу, но уж никак не ограничивать ей, запомните это.

Ежедневно в плане на день у вас должно быть больше четырёх важных дел, профессиональные  и личные в том числе. Всё, что вы считаете нужным, и важным обязательно стоит занести в свой список дел и руководствоваться им на протяжении всего дня. Даже если вы домохозяйка и привыкли проводить день в рутине, вам обязательно стоит воспользоваться советом и составить план.

Планирование позволит вам максимально эффективно достигать важных целей и освобождать время для отдыха, похода с друзьями в кино, общения с родными и т.д. Только благодаря тайм-контролю вам удастся достичь результата гораздо быстрее и с минимальными затратами. Не думайте, что жизнь по расписанию будет угнетать вас или заковывать ежедневно в какие-то рамки. Благодаря организации труда вы сможете много добиться в жизни, творческий подход ещё никто не отменял, поэтому можете им смело руководствоваться.

Рекомендации экспертов в области тайм-менеджмента

Да, легко говорить о том, как управлять своим временем, наблюдая за ситуацией со стороны. На самом деле, систем управления временем совсем непростая, чтобы ее освоить, многим людям требуются месяцы и даже годы. Главное, составить четкую схему действий, придерживаться ее каждый день, пока такой режим не войдет в привычку.

Умеете ли Вы управлять временем?

ДаНет

Чтобы понять, как научиться тайм менеджменту, стоит следовать таким рекомендациям:

  • поставить перед собой четкие цели и задачи;
  • научиться говорить нет людям, которые отвлекают от реальных целей пустыми беседами;
  • не думать, что в будущем будет больше свободного времени, ведь в сутках так и останется 24 часа;
  • взять за примеры тех людей, которые уже научились правильно организовывать время и много достигли в жизни;
  • вести постоянную борьбу с ленью.

Совет! Чтобы организовать свое время правильно, нужно расписать дела, которые человек хочет сделать, на неделю или месяц вперед. Это будет своего рода мотивация, которая и поможет двигаться только вперед.

Но начиная жить по-новому, стоит помнить и о том, что бросаться с крайности в крайность не стоит. Нельзя вчера еще почти ничего не делать, а завтра довести свой организм до полного истощения. Все должно происходить постепенно и только тогда такие старания будут иметь свой результат. Если есть возможность, нужно постараться сделать дела наперед, не откладывая все на последний момент.

Ложась спать, намечайте задачи, которые вы бы хотели завтра осуществить. Лучше записать все пункты, чтобы ничего не упустить, ведь человек не робот и ему свойственно забывать некоторые мелочи.

Планированием лучше заниматься в вечернее время. То есть вы вечером сегодняшнего дня продумываете следующий. Это позволяет существенно оптимизировать временные ресурсы, проще говоря, вы грамотно распределяете свое время.

Последний день

Старайтесь каждый день проживать как последний. Не откладывайте выполнение важных дел. Дела, на которые постоянно не хватает времени, иногда, так и остаются в планах, т. е. нереализованными. Поэтому по возможности максимально выкладывайтесь в течение каждого дня. Благодаря этому у вас не будет скапливаться масса рутинной и неинтересной работы.

Изучая определенную информацию в интернете или печатных изданиях, старайтесь выделять главные аспекты статьи и «пробегать» взглядом именно по ним. Очень часто предоставляемая информация переполнена различной рекламой, или излишками рассуждений авторов, т. е. «водой». Научитесь читать «через строчку», это существенно сэкономит ваше время.

Пожиратели времени

Очень много времени современные люди тратят на просмотр абсолютно не нужной информации в соц. сетях и других интернет – ресурсах, а также на бесполезные разговоры по телефону.

А ведь время – это тот ресурс, который нельзя восполнить. Для того чтобы понять насколько оно вам дорого посчитайте, сколько примерно вы зарабатываете в течение часа. А теперь подумайте, сколько времени и денег вы напрасно теряете. Даже если не переводить все это в денежный эквивалент, задумайтесь, что вместо пустой болтовни по телефону можно было почитать книжку ребенку, или поиграть с ним. А это куда полезнее и принесет больше удовлетворения.

Конечно, изолироваться от всех и прекратить общение с друзьями это тоже не выход. Но попытайтесь минимизировать общение с действительно ненужными людьми. Научитесь им говорить «Нет».

Тайм-менеджмент: управление временем

Проанализируйте привычки и выявите именно своих «пожирателей времени». Постепенно избавляйтесь от них, учитесь управлять собой.

Постарайтесь не браться за выполнение нескольких дел одновременно. Так вы будете распылять свои силы, а внимание будет рассеянным. Вы дольше будете выполнять каждый процесс. Возьмите одно дело и выполните его полностью, после этого приступайте к следующему.

История знает некоторых людей, которые могли делать несколько дел одновременно (например, Юлий Цезарь), но они всего лишь исключение из правил.

Но есть такие процессы, которые можно и нужно совмещать. Например, езда в общественном транспорте у большинства людей занимает много времени. Почему бы в это время не заняться самообразованием. Ведь можно прослушать аудиокнигу, или прочитать интересный журнал.

Эксперты советуют не хвататься за все. Лучше медленно и уверенно идти к поставленной цели, качественно выполняя каждую задачу.

Ритм жизни у каждого человека индивидуален. У кого-то пик активности припадает на утренние часы, а кто-то спит до обеда, а к вечеру начинает работать. Только вы сами знаете, когда у вас подъем сил и наиболее высокая работоспособность. Именно в этот период и постарайтесь выполнять максимальный объем заранее спланированной работы. Делайте это в одно время.

У всех успешных людей можно заметить идеальный порядок на их рабочем месте. Это касается как обычного стола, так и рабочего стола ПК. Вы когда-нибудь замечали, сколько тратите своего времени на поиск какого-нибудь документа? Ученые подсчитали, что люди, имеющие беспорядок на своем рабочем месте, тратят 30% времени на поиск необходимого документа, инструмента и т. д.

Если вы трудитесь в домашних условиях и считаете, что все жилище – это рабочее место, то вы глубоко заблуждаетесь. Пока вы работаете, вас может отвлекать масса мелочей. Постарайтесь обустроить свой уголок, где будут храниться все ваши вещи, необходимые для рабочего процесса.

Например, если вы занимаетесь пошивом одежды на дому, то не стоит разбрасывать швейные принадлежности по всей квартире. Поиск необходимой вещицы займет много времени. Обустроив свое рабочее место, вы избавите себя от дополнительных уборок и постоянных поисков.

Учимся говорить «нет»

Хорошее воспитание и сдержанность не позволяют нам отказаться от бесцельного выслушивания соседских историй о бурных выходных, приема незапланированного посетителя, участия в решении чужой проблемы. Экстремальный тайм-менеджмент называет такие ситуации «пожирателями» времени, которое можно было бы использовать более продуктивно.

Правила тайм-менеджмента

Время невозможно вернуть, растянуть или остановить, тем не менее, можно управлять им путем изменения насыщенности полезности событий, происходящих в единичный временной промежуток.

Помимо применения техник тайм-менеджмента, которые более детально будут рассмотрены далее, следует следить за организацией собственной жизни. Например, соблюдение порядка и структуры в рабочем пространстве сэкономит время на поисках необходимого документа, папки или еще чего-то. Организация рабочего пространства – то с чего следует начинать оптимизацию собственной деятельности.

Сделайте все от вас зависящее, чтобы окружающая вас обстановка способствовала вашей продуктивности, вдохновляла и вызывала желание активничать. Обзаведитесь помогающими устройствами (глупо пользоваться печатной машинкой, когда есть ноутбук), поддерживайте порядок ежедневно (это легче, чем разгребать завалы раз в полгода).

Мы действуем эффективней, когда находимся в хорошем состоянии. Поэтому необходимо заботиться о поддержании здоровья и работоспособности организма путем предоставления ему ресурсов восполнения энергии и отдыха. Важно уметь вовремя остановиться, признать, что вы не сможете переделать все дела, даже если перестанете есть и спать.

Работа на изнеможении не принесет должных результатов, а организм потом все равно заберет потраченные ресурсы, путем болезни или депрессии. На первом месте всегда должны стоять вы, дорогие вам люди и отношения, а потом уже рабочие моменты. Так что установите себе график и отдыхайте, пейте витамины и спите на удобной подушке.

При планировании своей будущей деятельности учитывайте ваши индивидуальные особенности и биоритмы, а не следуйте примерам чьего-то дня. Ну, вот не стоит «совам» назначать на утро дела, требующие предельной концентрации или скорости, так же как жаворонкам лучше разгрузить свой вечер от ответственных встреч.

Берите во внимание особенности своей жизни, а особенно такие ее моменты, в которые вы заняты ожиданием (очередь, дорога, опоздание другого человека). В это время, которые многие тратят впустую, вы можете выполнить часть каких-то дел, например, почитать книгу или статью, спланировать завтрашний день, совершить пару звонков, ответить на сообщения, довязать шарф, и прочее.

Подходите ко всему творчески – поставьте себе цель найти максимум возможностей для выполнения новых заданий. Сначала будет тяжело, но когда это станет стилем жизни, вы заметите, выполнение автоматических действий можно включить еще другую деятельность (слушать аудиокнигу, пока убираете или сделать пару звонков, пока печатаете документ).

Составляйте планы – на день, на год, на жизнь и стремитесь к выполнению пунктов. Выбирайте наиболее важное задание на сегодняшний день и немедленно приступайте к его осуществлению. Намеченное дело следует осуществлять безотлагательно, ведь чем больше тянете со стартом, тем труднее будет потом начать и тем больше усугубляется ситуация.

Чаще всего при планировании мы хорошо себе представляем, как будет выглядеть начало деятельности, но не менее важным считается планирование окончания. Сюда входят такие параметры как количество времени, необходимое для выполнения деятельности, как должен выглядеть конечный результат, в каких случаях вы останавливаете работу в не зависимости от результата, а в каких меняете направление деятельности или корректируете детали.

Можно ли научиться управлять своим временем и как это сделать: основы тайм-менеджмента

Определение значимости, времязатратности и умение складывать необходимые и внезапные задачи, как фигурки тетрисы – незаменимые качества тайм менеджмента, для реализации которых требуется пластичность и готовность к изменениям при сохранении общего направления движения.

Задумывались ли вы когда-нибудь над тем, что тратите драгоценное время на то, что давно уже потеряло смысл? Выполняете по привычке работу, которая для достижения результата уже не требуется? По отзывам специалистов, тайм-менеджмент для женщин построен на решении данного вопроса. Рабочий график должен подвергаться систематическому пересмотру с целью удаления из него неинформативных отчетов и прочего.

Для наглядности предлагаем представить себе лошадь, везущую повозку. По мере движения повозка заполняется новым грузом, с каждым пройденным километром его становится все больше. Так ли необходимо ждать, когда животное выбьется из сил, предпринимая попытки тянуть непосильный груз? Большинство людей (подавляющее их число – женщины) уверены, что хорошо трудиться — значит много трудиться.

Важно найти тонкий баланс между личной жизнью и занятостью. Это лучшая мотивация изучать и практиковать тайм-менеджмент (управление временем) — стремиться к саморазвитию и самосовершенствованию.

«Поедание слона»

Наиболее тяжелые для выполнения – сложные задачи глобальных масштабов. Основная их проблема в том, что результат будет виден не скоро, а изрядно потрудиться придется сейчас. В программах тайм-менеджмента их метафорично называют «слонами». Разобраться за один прием с целым «слоном» не удастся. Чтобы избавиться от него предлагается дробное решение проблем – разделение животного на «бифштексы». Кусочки должны иметь размер, оптимальный для «поедания» за один раз без дискомфорта и негативных эмоций.

Можно ли научиться управлять своим временем и как это сделать: основы тайм-менеджмента

Пример тайм-менеджмента для женщин: всеми «любимую» генеральную уборку можно разделить на несколько мероприятий меньшего масштаба: заняться перебором содержимого шкафов сегодня, а мытье окон отложить на завтра. Так, с каждым шагом двигаться вперед будет легче.

Главная проблема в том, что выращиванием «слонов» в несколько тонн мы занимается сами. Происходит это во время откладывания важных дел на потом. Даже если мы думаем о какой-либо задаче, но не приступаем к выполнению, «слон» растет.

Когда ничего не остается кроме решения проблемы, оказывается, что она была не такой уж и сложной. Результатом продолжительного бездействия становится растраченный потенциал и масса негатива вокруг. И только полное завершение работы привнесет в жизнь позитив и энергию.

Техника «швейцарский сыр»

Основное отличие «сыра» от предыдущего метода тайм-менеджмента в решении задачи не «с головы до хвоста», а в произвольном порядке. Начинать целесообразно с легкодоступных участков, решение которых подарит позитивное настроение и прибавит уверенности в себе. Ежедневное «прогрызание» небольших дырок в сыре незаметно приведет к полному его поеданию.

Характерный пример: приступая к написанию статьи, автор изучил какой-либо аспект больше других или попросту интересуется этой темой. Начинать излагать мысли на бумаге нужно именно с данной темы.

Чтобы добиться максимальной эффективности труда, следует применять описанные методы в комплексе. Комбинация их будет индивидуальна в зависимости от поставленных целей и специфики деятельности.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Zeleno-Mama.ru
Adblock
detector