Почему вы вечно что-то не успеваете

Принцип 70/30

Специалистами давно доказано, что ежеминутное планирование своего дня не приведет к ожидаемым результатам. Невозможно просчитать все вплоть до минуты. У жизни свое расписание, в которой всегда есть место неожиданностям и непредвиденным обстоятельствам.

К тому же стоит отметить, что, если человек все же попытается контролировать свой день по секундам, он постепенно начнет превращаться в робота, где нет места полноценному отдыху и обыденным радостям.

https://www.youtube.com/watch?v=T3ENYa1gLU4

Какой самый оптимальный выход? Существует методика, предполагающая планирование 70% времени. Стоит помнить, что «эффект неожиданности» присутствует в нашей жизни ежедневно, поэтому оставшиеся 30% держите про запас.

Шаг третий: планируйте

Мы привыкли планировать свой рабочий день, потому что так надо, а остальное время пролетает спонтанно и бесконтрольно. А чтобы свободное время обретало смысл и было незабываемым, использовать его надо с особенной тщательностью и бережливостью.

Чтобы одолеть усталость от избытка мыслительной работы, убедитесь, что вы эффективно используете то время, когда ваш мозг свеж и готов трудиться. Есть несколько методик повышения продуктивности.

Одна из них, «метод Помодоро», заключается в том, что вы делите работу на короткие отрезки и устраиваете небольшие перерывы: 15-20 минут труда – 3 минуты отдыха. Со временем вы сможете работать по 30-40 минут и отдыхать по 5 минут. Такая методика помогает предотвратить усталость и вынужденные долгие перерывы, после которых так трудно вернуться к делам.

Другая техника называется «Час Силы». Вы заранее выбираете час, который сможете полностью уделить своей задаче, устраняете все отвлекающие факторы и решаете все срочные вопросы, чтобы потом посвятить свои лучшие 60 минут работе. Звучит сурово, но многие люди признаются, что эта техника помогла им значительно повысить продуктивность.

Какой бы метод вы ни предпочли, убедитесь, что ничто не отвлекает вас от работы или учёбы.

Думайте о завтрашнем дне

Если вписать эту привычку в каждодневную жизнь, ваши дела заметно пойдут вверх. Приучите себя каждый вечер думать о делах, которые предстоит разрешить уже завтра. При этом специалисты советуют визуализировать намеченные планы. Заведите ежедневник, где вы сможете записывать то, что хотите реализовать.

Разделите свою записную книжку на несколько столбцов. С левой стороны помечайте приоритетные задачи, с правой – менее важные дела, не отличающиеся большой срочностью. В исключительных обстоятельствах их можно отложить, но старайтесь не откладывать в долгий ящик.

Справились с каким-то делом? Не забудьте вычеркнуть его из списка. Это нужно для того, чтобы ощущался прогресс. Он восполнит ваши силы и будет вдохновлять на дальнейшие подвиги. Постоянно убывающий список задач также служит подтверждением того, что вы успешно справляетесь с намеченным планом.

Психологи дают интересный совет. В конце каждого дня записывайте в ежедневнике ободряющие фразы, побуждающие к действию. Они не только простимулируют на следующий день, но и позволят не расслабляться раньше времени.

Засиживаемся глубоко за полночь, не высыпаемся, живем как зомби в будние, спим до обеда в выходные и думаем, что режим нужен только в детском саду? Если вы хотите успевать, вам необходимо заботиться о полноценном сне и при этом, желательно, просыпаться рано утром. И неважно, будете вы потом завтракать в свое удовольствие, бегать в парке или приезжать на работу пораньше, чтобы не стоять в пробке — вы в любом случае опередите всех сонь на шаг.

Шаг второй: расставьте приоритеты

Скорее всего, вы одновременно держите в голове много информации: ваш текущий список дел на сегодня, итоги недавней деловой встречи, неожиданно пришедшие вам на ум идеи и воспоминания, а также миллион других мыслей. Но для продуктивной работы мозга вам придётся решить, какую информацию оставить, а от какой – избавиться. Иначе в хаосе мыслей вам ни за что не сосредоточиться на действительно важных задачах.

ПОДРОБНОСТИ:   Свежевыжатые соки - польза и вред

Думаете, многозадачность – ваш конёк? Однако исследования OnlineCollege доказали, что только 2% людей действительно могут качественно выполнять несколько заданий одновременно. Все остальные, пытаясь быть многозадачными, работают на 40% хуже. Так стоит ли рисковать? Если вы, как 98% людей, не можете похвастаться суперспособностями, то делайте одновременно только одно дело, а закончив его, переходите к следующему.

Правда, выбрать, какое дело больше нуждается в вашем внимании, не так просто. Попробуйте разные методики – список из 25 целей от Уоррена Баффетта, матрицу управления временем Стивена Кови или матрицу Эйзенхауэра. Как только вы определитесь, куда сейчас нужно приложить усилия, приступайте к планированию.

Как часто мы первым делом хватаемся за срочные или незначительные дела, вечно откладывая на потом и не успевая то, что действительно важно? Используйте Матрицу Эйзенхауэра, выбирая то, что действительно имеет значение. И вы узнаете, как делать меньше, а успевать — больше.

Большая часть приходится на утро

способ сказать нет

Важный совет: постарайтесь разрешить большую часть своих дел до обеда. Почему это работает? Стоит вам увидеть, что все важные и запланированные задачи успешно сделаны, вы почувствуете невероятную легкость.

Проведите обеденный перерыв с пользой. В эти минуты лучше всего сделать звонки близким людям, ответить на пропущенные вызовы или оплатить коммунальные услуги. На вечернее время остается самый минимум, в особенности те дела, которые доставляют удовольствие и расслабление.

Работайте по-другому

Большую часть времени на работе люди обычно занимаются однотипными повторяющимися заданиями, которые не требуют от исполнителя мобилизовать все силы. Но если попадается нестандартная задача, то вместо чувства усталости и разочарования возникают энтузиазм и гордость. Причины этого следующие:

  • Мы увидим, как наши усилия помогут изменить ситуацию в долгосрочной перспективе.
  • Мы заметим очевидное улучшение качества нашей работы.
  • Мы почувствуем глубокое удовлетворение от хорошо выполненной работы.

Желание нагружать себя работой возникает, если вы не чувствуете себя нужным и полезным на том месте, где вы находитесь. Как быть в этой ситуации? Ключ к успеху в том, чтобы найти дело, которое вас действительно увлечёт, и отдаться ему полностью. А чтобы преодолеть порочный круг «занятоголизма», следуйте трём простым советам.

Время не бесконечно, оно безвозвратно утекает секунда за секундой. Зачем тратить его на дело, которым вы не горите? Лучше найти занятие, которое вас действительно увлечёт.

Конечно, многие люди вынуждены работать полный день на довольно скучных работах. Но в такой ситуации у вас остаётся ещё несколько часов времени по вечерам. Лучше посвятить его любимому увлечению, чем очередной рутинной подработке или попытке сделать десять дел одновременно. Хотя тратить время на хобби вместо того, чтобы взять очередную подработку, кажется расточительством, – вскоре вы поймёте, что оно того стоит.

Сокращайте

В списке текущих дел всегда полно мелких задач, которые напрямую не влияют на вашу ключевую задачу. Попробуйте отказаться от части таких дел и оставьте себе только то, что получается у вас лучше всего. Чем больше дел вы будете успешно доводить до конца, тем выше будет ваша самооценка. А оставшиеся дела поручите тем, кто лучше всего с ними справится.

ПОДРОБНОСТИ:   Как помочь пожилым родителям не чувствовать себя одинокими

Отказывайтесь

Девушка на улице

Это, возможно, самый важный шаг. Каждый день, глядя на список дел на сегодня, задайе к каждому пункту два вопроса:

  • Это важно?
  • Что будет, если я этого не сделаю?

Если какие-то из задач покажутся вам не такими уж важными, и мир не рухнет, если вы не станете утруждать себя их выполнением, – смело вычёркивайте такие пункты из списка. Иногда этот простой способ может сэкономить до нескольких часов времени в день.

Итак, вместо того, чтобы хвататься за все дела подряд и чувствовать разочарование, сосредоточьтесь на том, что заставляет ваше сердце биться чаще, и освобождайте в своём графике место для действительно важных дел.

Представьте, что перед вами два жонглёра: один безукоризненно жонглирует тремя мячиками, а второй пытается подбросить в воздух десять мячиков, но они постоянно падают, и ему приходится их подбирать. Какое выступление вам будет приятнее смотреть?

Сосредоточьтесь на том, что вы любите и умеете делать, и вы почувствуете себя намного лучше, чем тогда, когда вы пытались делать несколько дел одновременно и ни одно из них не сделали на 100%.

Правила планирования рабочего времени подразумевают не только действия, но и отдых, который является обязательным условием. У каждого человека есть свои потребности в наличии и продолжительности свободного времени. Однако специалисты по тайм-менеджменту утверждают, что лучше всего зарекомендовал себя такой метод: вы работаете 50 минут, при этом на отдых выделяете 10. Поначалу можно посвящать делам 45 минут, делая перерыв на 15.

Как эффективнее использовать время на отдых? Наилучшим вариантом будет не кратковременный сон или социальные сети, а физические упражнения. Если ваша работа связана с компьютером, обязательна разминка для глаз и шеи. Полезным занятием будет и легкий перекус, уборка рабочего места, саморазвитие или необходимые телефонные звонки.

Как ни парадоксально это звучит, но именно лишения себя отдыха, разнообразия в жизни и возможности взглянуть на работу со стороны делает нас непродуктивными. Как раз тот случай, когда больше работы не означает лучше. Найдите баланс в жизни и не забывайте регулярно восстанавливать свои силы.

Шаг третий: планируйте

В погоне за достижением каждодневных задач не стоит вдаваться в крайности. Не берите на себя невыполнимые объемы работ. В этом случае вы всё равно не успеете сделать всё, что намечено, тем самым будете чувствовать неудовлетворенность в конце дня. Рассчитывайте свои силы и составляйте рациональный список.

Здесь стоит отметить важный момент. Не путайте планы с целями, которые могут и должны быть трудновыполнимыми. Планирование своего рабочего времени для того и нужно, чтобы добиться их в кратчайший и запланированный срок.

Не следует работать с утра и до глубокой ночи. Лучше разбейте свои цели на несколько блоков, решая их планомерно и стабильно. Этот продуктивный вариант эффективнее хаотичных действий. Более того, он поможет сохранить энергию под конец дня.

Отличным дополнением будет графа в списке, указывающая, на сколько процентов выполнен план. Она наглядно покажет ваш рост или, наоборот, упадок, скорректирует дальнейшие действия. Старайтесь не только выполнить ежедневный план, но и перевыполнить его хотя бы на малый процент. В результате вы справитесь не только с записанными в ежедневнике заданиями, но и дополнительными делами. Вам будет приятно замечать свою продуктивность в виде 150%, 170% и т.д.

Важность порядка

Успешные люди славятся порядком как в мыслях, так и на рабочем месте. Сложно работать за столом, на котором невозможно ничего найти из-за путаницы и беспорядка в документах. Ежедневно выделяйте несколько минут на уборку. Порядок сделает вас более организованным и значительно сэкономит время.

ПОДРОБНОСТИ:   Полезные свойства и противопоказания ирги

Рекомендуем выбросить устаревшие, бесполезные вещи, которые не принесут никакой пользы. Это поможет освободить рабочий стол. Помните, что каждая вещь должна иметь свое место. Канцелярские магазины в огромном количестве выпускают наборы и футляры для хранения. Как только вы наведете порядок, дела сразу пойдут вверх.

Прочь ненужные вещи

Бывают такие вещи, от которых сложно избавиться. Мы уговариваем себя, что когда-нибудь они принесут пользу, но этот момент никогда не настанет. Более того, уже давно доказано, что старые вещи и предметы быта полны негативной энергетики, пусть и убраны в дальний шкаф или на антресоль.

Обратите внимание не только на свой рабочий стол, но и пространство в доме или офисе в целом. Соберитесь с силами и выбросите все бесполезные вещи, которые хранятся на лучшие времена. Одежду можно отдать в детские дома или другим нуждающимся людям. В результате вы ощутите легкость, что послужит толчком для дальнейшего развития и осуществления намеченных дел.

Вывод: Как важно эффективно управлять своим временем

Вы будете крайне удивлены, когда узнаете, на что действительно уходит ваше время, и как мало его остается на то, что по-настоящему важно. Пробки, перекуры, бессмысленная болтовня, интернет и социальные сети — пожиратели времени, которые безвозвратно крадут огромную часть нашей жизни. Попробуйте в течение недели или двух записывать расход времени или воспользуйтесь специальными сервисами, чтобы посмотреть на свою жизнь со стороны. И вы поймете, на что действительно вы тратите вашу жизнь.

Почему вы вечно что-то не успеваете

Самые успешные люди ценят свое время намного выше, чем деньги. Начните с простого — подсчитайте расход своего времени, а затем постепенно, но осознано расставьте для себя приоритеты. И ваша жизнь выйдет на новый уровень.

Вывод: Как важно эффективно управлять своим временем

1.Внимание на телефон. Безусловно, мобильные телефоны и прочие гаджеты полезны в повседневной жизни. Но стоит учесть, что они выступают не только помощниками, но и скрытыми врагами. Если вы заняты важным делом, приучите себя игнорировать звонки. Собеседник настойчив? В случае, когда причина разговора не является срочной, перезвоните в обеденный перерыв ли после работы.

2.Ограничьте деловые встречи. Некоторые люди считают, что беспрерывные деловые встречи приведут к успеху. Это не совсем так. Миллионеры всеми силами пытаются их ограничить. Старайтесь выполнять следующее:

  • Сократите количество переговоров и встреч до самого минимума.
  • Помните, что многие переговоры можно провести не только лично, но и удаленно. В этом случае помощь окажет телефон, скайп и другие онлайн-приложения.
  • Говорите сразу же по делу и поставьте ограниченное количество времени на встречу. Формальные разговоры о погоде украдут драгоценные минуты.
  • Активно пользуйтесь делегацией полномочий, если есть такая возможность.

3.Пунктуальность. Эта черта дисциплинирует вас и делает более авторитетным в глазах других людей. Требуйте от подчиненных своевременного прихода на работу. Не забывайте показывать пример своей персоной.

4.Любовь к спискам. Дэн Кеннеди подтверждает, что ведение ежедневника и составление списков просто необходимо. Каждый день мы сталкиваемся с огромным потоком задач, поэтому память может что-то упустить.

5.Необходимость каталогов. Вам следует приучить себя хранить важные отчеты или письма в хронологическом порядке, будь то папка на компьютере или распечатанный вариант. В случае необходимости вы всегда сможете найти необходимые документы.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Zeleno-Mama.ru
Adblock
detector